Все о тюнинге авто

Официально деловой стиль речи: краткая характеристика. Характерные черты официально-делового стиля

Н а сегодняшний день актуальность изучения и применения этого понятия сложно переоценить. Роль бизнес-этикета важна в жизни каждой конкретной организации, а также имеет большую значимость на международном уровне. Грамотное владение деловым стилем повышает статус и авторитет человека, открывая перед ними новые карьерные и личные перспективы. Его можно охарактеризовать как формулу успеха, на результат которого влияет речь человека, его поведение и форма одежды.

Определение и истоки делового стиля в речи

Деловой стиль в речи — это совокупность языковых и прочих средств, которые могут быть применимы в области официальных коммуникаций. Такие отношения могут возникнуть между людьми, организациями и государствами. Своими корнями такой формат общения уходит в древность. В эпоху Киевского государства стали появляться документы, которые имели юридическую силу. Среди прочих книжных стилей, истоки делового стиля зарождались уже в 10 веке. По настоящее время он применяется для составления законодательных документов, распоряжений, соглашений, в официальной переписке.

Официально‐деловой стиль — функциональная разновидность языка, для которого характерны стабильность и стандартизация. Он не допускает неоднозначные и плохо структурированные предложения и фразы. Слова употребляются исключительно в прямом значении. Примерами такого стиля могут выступать доклады деятелей на торжественных и официальных встречах и заседаниях. Он применяется и в рабочей атмосфере на совещаниях, презентациях, собраниях.

Формы проявления делового стиля


Официальный формат находит своё применение в письменной речи, устной передаче информации, гардеробе. Манера одеваться — своеобразная визитная карточка человека, находится ли он на президентском посту, управляет компанией или выполняет в ней рядовые функции. Кроме первого впечатления, одежда способна оказывать психологическое воздействие на собеседников. Деловой стиль одежды требует к себе повышенного внимания.

Корпоративные манеры проявляются в поведении человека. Составляющие компоненты: умение сохранять спокойствие и вести себя достойно в нестандартной ситуации, воля к действию, готовность взять ответственность на себя, не страшиться проявлять гибкость, быть объективным. Деловой стиль поведения подчиняется определённым : здравого смысла, этичности, целесообразности, консерватизма, эффективности и другим.

Деловой стиль устной речи

Дресс-код фирмы и его функции

В каждой серьёзной фирме установлен свой дресс-код. Он помогает унифицировать внешний вид сотрудников, а также поддерживать имидж компании. положительно влияет на репутацию фирмы и создает общее впечатление о ней в глазах клиентов. В гардеробе каждого сотрудника должно быть минимум четыре костюма, которые следует периодически менять. Ходить в одном костюме подряд два или более дней не рекомендуется.

В некоторых крупных компаниях прописаны конкретные и довольно жёсткие требования. Дресс-коду в контракте с работником уделяется несколько страниц с подробным описанием одежды и материалов, из которых она должна быть изготовлена. В сравнении с зарубежными фирмами, в странах СНГ более лояльно относятся к форме одежды сотрудников. Отдельные требования установлены к обязательному деловому стилю для переговоров , презентаций или выездных встреч. Пятница считается «днём без галстуков», если на этот день не запланировано важных встреч.

Введение дресс-кода отражается не только на общей корпоративной культуре. Со вкусом подобранный гардероб делает сотрудника более дисциплинированным. Он чувствует персональную ответственность, которая возлагается на него при . Такие люди чаще добиваются успеха в переговорах.

Важность соблюдения делового стиля в бизнесе

В мире бизнеса исключительно важно соблюдение определенного свода правил и норм, диктующих манеру разговора и поведения в разных ситуациях. Придерживаясь этих требований, можно рассчитывать на эффективную встречу, переговоры, подписание контракта. Даже обед или встреча без галстуков должны проходить в соответствующем ключе.

Соблюдение делового стиля не является чем-то недостижимым для новичков. Каждому под силу усвоить основные принципы, согласно которым должны проходить встреча, беседа, презентация. В теории давно определены основные модели поведения, описаны важные принципы и нормы. Например, при первой встрече алгоритм знакомства такой: приветствие, представление и обмен визитками.

На практике могут возникнуть сложности, поскольку во всём нужен опыт. Не стоит бояться собственных ошибок. Хорошим тоном считается прямо спросить совета у более сведущего человека. При этом следует сохранять приемлемую дистанцию, не допускать фамильярности в поведении и не заискивать перед собеседником.

Нормы делового стиля на встречах без галстуков


На таких встречах не решаются важные вопросы и не подписываются документы. Неформальная обстановка располагает к обсуждению общих перспектив и планов на будущее, непринуждённым разговорам о семье и увлечениях. Можно расслабиться и отступить от соблюдения строгих норм. Неофициальный деловой стиль одежды позволяет носить более удобные вещи. В каком бы свободном формате ни проходило общение, собеседники должны вести себя достойно и дружелюбно, чтобы вместе хорошо провести время.


Официально-деловой стиль - это стиль, который обслуживает правовую и административно-общественную сферы деятельности. Он используется при написании документов, деловых бумаг и писем в государственных учреждениях, суде, а также в разных видах делового устного общения.

Среди книжных стилей официально-деловой стиль выделяется относительной устойчивостью и замкнутостью. С течением времени он, естественно, подвергается некоторым изменениям, но многие его черты: исторически сложившиеся жанры, специфическая лексика, морфология, синтаксические обороты - придают ему в целом консервативный характер.

Для официально-делового стиля характерны сухость, отсутствие эмоционально окрашенных слов, сжатость, компактность изложения.

В официальных бумагах набор используемых языковых средств заранее задан. Самая яркая черта официально-делового стиля - это языковые штампы, или так называемые клише. От документа не ждут, чтобы в нем проявилась индивидуальность его автора, наоборот, чем более клиширован документ, тем удобнее им пользоваться.

Официально-деловой стиль - это стиль документов разных жанров: международных договоров, государственных актов, юридических законов, постановлений, уставов, инструкций, служебной переписки, деловых бумаг и т.д. Но, несмотря на различия в содержании и разнообразие жанров, официально-деловой стиль в целом характеризуется общими и самыми важными чертами. К ним относятся:

  • 1). точность, исключающая возможность инотолкований;
  • 2). языковой стандарт.

Эти черты находят свое выражение:

  • а) в отборе языковых средств (лексических, морфологических и синтаксических);
  • б) в оформлении деловых документов.

Рассмотрим особенности официально-делового стиля.

Основной сферой, в которой функционирует официально-деловой стиль, является административно-правовая деятельность. Этот стиль удовлетворяет потребность общества в документальном оформлении разных актов государственной, общественной, политической, экономической жизни, деловых отношений между государством и организациями, а также между членами общества в официальной сфере их общения.

Тексты официально-делового стиля речи представляют огромное разнообразие жанров: устав, закон, приказ, распоряжение, договор, инструкция, жалоба, рецепт, различного рода заявления, автобиография, объяснительная записка, анкета, статистический отчет и др.

Выражение правовой воли в деловых документах определяет свойства, основные черты деловой речи и социально-организующее употребление языка. Жанры официально-делового стиля выполняют информационную, предписывающую, констатирующую функции в различных сферах деятельности, поэтому основной формой реализации этого стиля является письменная.

Несмотря на различия в содержании отдельных жанров, степени их сложности, официально-деловая речь имеет общие стилевые черты: точность изложения, не допускающую возможности различий в толковании; детальность изложения; стереотипность, стандартность изложения; долженствующе-предписывающий характер изложения. К этому можно добавить такие черты, как официальность, строгость выражения мысли, объективность, логичность - что свойственно научной речи.

Функция социальной регламентации, которая играет самую важную роль в официально-деловой речи, предъявляет к соответствующим текстам требование однозначности прочтения. В связи с этим для каждого текста должна быть характерна такая точность изложения информации, которая не допускала бы возможности различных толкований. Официальный документ будет выполнять свое назначение, если его содержание тщательно продумано, а языковое оформление безупречно.

Именно этой целью определяется собственно стандартное оформление многих деловых документов (листок по учету кадров, анкету, квитанцию на оплату жилищно-коммунальных услуг и т.п.).

Рассмотрим пример: «При изучении любого международного соглашения, а в особенности, соглашения об устранении двойного налогообложения, прежде всего необходимо четко определить сферу его действия в двух аспектах:

  • - налоги, на которые распространяется действие соглашения;
  • - территории, на которые распространяется действие соглашения».

Даже в этом коротком отрывке имеются слова и словосочетания с официально-правовой окраской (международное соглашение, двойное налогообложение, налоги), выражающее долженствование словосочетание «необходимо определить», такие черты, как строгость выражения мысли, беспристрастная констатация, полная безличность изложения.

Для официально-делового стиля характерна тенденция к сокращению числа значений слов, вплоть до узкой терминологизации. Поэтому часто в текстах данного стиля даются точные определения применяемых слов и понятий. Недопустимы полисемия (многозначность), метафорическое использование слов, употребление слов в переносных значениях, синонимы употребляются в незначительной степени (как правило, принадлежат одному стилю).

Типичными для делового языка являются сложные слова, образованные от двух и более слов: квартиросъемщик, работодатель, материально-технический, вышеуказанный, нижепоименованный и т.п. Образование таких слов объясняется стремлением делового языка к точности передачи смысла и однозначности толкования. Этой же цели служат словосочетания «неидиоматического» характера, например пункт назначения, высшее учебное заведение, налоговая декларация, акционерное общество, жилищный кооператив и проч. Однотипность подобных словосочетаний и их высокая повторяемость приводят к клишированности используемых языковых средств, что придает текстам официально-делового стиля стандартный характер.

Официально-деловая речь отражает не индивидуальный, а социальный опыт, вследствие чего ее лексика предельно обобщена в семантическом отношении, т.е. устранено все остросвоеобразное, конкретное, неповторимое, а на передний план выдвинуто типичное.

Для деловой речи характерно использование отглагольных существительных (пополнение бюджета, предоставление жилплощади, обслуживание населения, принятие мер) и причастий (данный, указанный, вышепоименованный). Широко используются сложные отыменные предлоги (в части, по линии, на предмет, во избежание, по достижении, по возвращении).

Обычно предложение содержит достаточно большой объем информации и рассчитано на повторное прочтение. Простые предложения часто осложняются однородными членами, что обусловлено необходимостью исчерпать предмет сообщения. Активно используются пассивные конструкции; сложноподчиненные предложения с придаточным условием: «Порядок ведения заседания и исследования дополнительных доказательств, если они были представлены, в апелляционную инстанцию, определяется председательствующим. По общему правилу вначале заслушиваются объяснения лиц, участвующих в деле, и их представителей. Сначала выступает лицо, подавшее апелляционную жалобу, и его представитель. В случае обжалования решения обеими сторонами первым выступает истец».

В этом отрывке первое предложение - сложноподчиненное с придаточным условием. В последующих предложениях несколько причастий (участвующих, подавшее), пассивный глагол (заслушиваются), сложный отыменный предлог (в случае). Строгая логика и точность изложения определяют последовательность действий в представленной ситуации. Данный текст выполняет роль регламента и устанавливает порядок процедуры рассмотрения апелляционной жалобы.

Официально-деловой стиль призван обслуживать правовые отношения между гражданами и государством, в связи с чем он применяется в различных документах: от государственных актов и международных договоров до деловой переписки. Важнейшие функции стиля – сообщение и воздействие – реализуются в таких официальных документах, как законы, постановления, указы, приказы, договоры, соглашения, заявления и многие другие. Этот стиль называют еще административным , так как он обслуживает сферу официальных деловых отношений, область права и государственной политики. Другое его название – деловая речь – свидетельствует о том, что данный стиль является самым древним из книжных, а его истоки нужно искать в деловой речи Киевской Руси, поскольку юридические документы (Правда Русская, различные договоры, грамоты) создавались уже в X в.

Официально-деловой стиль выделяется своей стабильностью, замкнутостью и стандартизованностыо. Несмотря на большое разнообразие деловых документов, их язык строго подчиняется требованиям официально-делового изложения. Он предусматривает точность формулировок правовых норм и необходимость абсолютной адекватности их понимания; состав обязательных элементов оформления документа, обеспечивающих его юридическую правомочность; стандартизованный характер изложения; устойчивые формы расположения материала в определенной логической последовательности и т.д.

Для всех форм делового письма обязательно строгое соответствие литературной норме на всех языковых уровнях: недопустимо использование лексико-фразеологических средств разговорного, просторечного характера, диалектных, профессионально-жаргонных слов; нелитературных вариантов словоизменения и словообразования; разговорных синтаксических конструкций. Официально-деловой стиль не приемлет экспрессивных элементов: оценочной лексики, высоких или сниженных слов (шутливых, иронических), образных выражений. Важнейшее требование к языку документа – объективность и бесстрастность изложения фактов.

Официально-деловой стиль функционирует преимущественно в письменной форме, однако не исключается и устная , в частности выступления государственных и общественных деятелей на торжественных собраниях, заседаниях, приемах. Устную форму деловой речи характеризуют полный стиль произношения, особая выразительность интонации, логические ударения. Выступающий может допустить некую эмоциональную приподнятость речи, даже вкрапление иностилевых языковых средств, не нарушая, однако, литературной нормы. Недопустимы неправильные ударения, нелитературное произношение.

Лексику официальной речи характеризует широкое использование специальных слов и терминов (юридических, дипломатических, военных, экономических, спортивных и т.д.). Стремление к краткости обусловливает обращение к аббревиатурам, сложносокращенным наименованиям государственных органов и надгосударственных образований, а также учреждений, организаций, обществ, партий и т.п. (РФ, СНГ, МЧС, ВДВ, ВВС, ПИИ, ЖКХ, ЛДПР, МУП, Минфин, Минздрав, Росстат ). Поскольку структура государственных органов, названия партий и общественных движений подвержены изменениям, то появляется немало новых слов и данная часть лексики постоянно обновляется, пополняется.

В деловых и официальных текстах используются слова и выражения, не принятые в других стилях: вышеуказанный, нижеследующий, вышеперечисленный, надлежащий, воспрещается, содеянное, наказуемость и пр. Сюда относятся и устойчивые словосочетания: мера пресечения; кассационная жалоба; акт гражданского состояния; акт неповиновения; подписка о невыезде и др. Регулярное употребление таких слов и выражений, не имеющих синонимов, способствует точности речи, исключает инотолкования.

Морфологические черты официально-делового стиля в значительной мере определяются его именным характером: здесь наблюдается абсолютное преобладание именных частей речи при незначительном использовании глаголов. Неуместность экспрессивной окраски официальной речи делает невозможным употребление междометий, модальных слов, ряда частиц, слов с суффиксами субъективной оценки, имен прилагательных в сравнительной и превосходной степени. Имена существительные, обозначающие должности, обычно употребляются в форме мужского рода (бухгалтер, директор, лаборант, почтальон, контролер и т.п.).

Высокая частотность отглагольных имен существительных является следствием закрепления устойчивых оборотов речи (синонимичных глагольным выражениям): порядок составления и исполнения плана перевозок; в целях совершенствования порядка сборов налогов и т.п. В таких оборотах речи часто возникает цепочка форм родительного падежа имен существительных (выяснение условий совершения преступления; проверка соблюдения паспортного режима ), что придает фразе тяжеловесность и порой затрудняет ее восприятие.

Имена прилагательные и причастия в деловой речи нередко выступают в значении имен существительных (больной, отдыхающий, нижеподписавшиеся ); продуктивны краткие формы прилагательных (должен, обязан, обязателен, необходим, подотчетен, подсуден, ответствен ). Обращение к подобным формам диктуется предписывающим характером деловой речи: Вызов экспертов обязателен для установления причин смерти (УПК РСФСР).

Показателен отбор местоимений в деловой речи: здесь нс употребляются личные местоимения я, ты, он, она, они в силу полного отсутствия индивидуализации речи и конкретности, точности высказывания. Вместо указательных местоимений этот, тот, такой и т.п. используются слова данный, настоящий, соответствующий, известный, указанный, вышеуказанный, нижеследующий и пр. Совсем не находят применения в деловой речи неопределенные местоимения: некто, какой-то, что-либо и т.п.

Для характеристики глаголов в официальной речи также важен ее именной строй, обусловливающий высокую частотность глаголов-связок (является, становится, осуществляется ), замену глагольного сказуемого сочетанием вспомогательного глагола с именем существительным, называющим действие (оказывать помощь; проводить контроль; осуществлять заботу и т.д.). В сравнении с другими книжными стилями деловой стиль имеет самую низкую частотность глаголов: на каждую тысячу слов их приходится всего 60 (в научном стиле – 90, в художественной речи – 151). Предписывающий характер официально-делового стиля, преобладание в нем констатирующего и описательного типов речи над повествованием и рассуждением определяют его статичность, вытеснение глагольных форм отглагольными именами существительными.

Среди семантических групп глаголов, представленных в деловом стиле, главная роль отводится словам со значением долженствования (следует, надлежит, вменяется, обязуется ), а также отвлеченным глаголам, указывающим на бытие, наличие (является, имеется ). См., например:

Лица, находившиеся на постоянном воспитании и содержании, обязаны доставлять содержание лицам, фактически их воспитавшим, если последние являются нетрудоспособными и нуждающимися в помощи и не могут получить содержания от своих детей или супругов.

В официальной речи более употребительны неличные формы глаголов – причастия, деепричастия, инфинитивы, которые особенно часто выступают в значении повелительного наклонения (принять к сведению; внести предложение; рекомендовать, изъять из употребления и т.д.).

Формы настоящего времени выполняют функцию предписания: Предприятия несут ответственность...; Наниматель отвечает за имущество (такие глагольные формы времени называются настоящим предписания ).

Формы будущего времени приобретают в контексте различные оттенки (долженствования, предписания; возможности, близкой к необходимости): Границы будут теми, какими они существовали на 1 октября 1941 г. (т.е. установлены договором); Военное командование выделит... (= "должно будет выделить"). Другое значение будущего, типичное для деловых текстов, – будущее условное (ирреальное), которое встречается обычно в сложноподчиненных предложениях с придаточными условия: Страховая сумма выплачивается, если в течение года наступит постоянная утрата трудоспособности.

Вполне согласуется с задачами деловой речи и функционирование форм прошедшего времени. Одно из типичных значений – прошедшее подчеркнутой констатации, ярко выраженной фиксации сообщаемого в письменной форме (соглашения, договора и т.п.):

Украина подтверждает, что она перевела средства... в счет погашения части задолженности за ранее поставленный российский газ; Мы, нижеподписавшиеся..., осмотрели, обмерили, сличили чертежи и приняли одноквартирный щитовой дом (акт).

Глаголы несовершенного вида как более отвлеченные по значению, чем глаголы совершенного вида, преобладают в жанрах деловой речи общего характера (конституция, кодексы, уставы и т.п.). Формы совершенного вида употребительны в текстах более конкретного содержания (приказы, распоряжения, протоколы собраний, постановления, акты, договоры). Такие формы глагола используются в сочетании с модальными словами в значении долженствования и выражают категорическое приказание, разрешение (должен сообщить; вправе предписать; обязан передать; обязуюсь обеспечить ), а также констатацию (министерство рассмотрело, приняло меры, внесло предложение; организовали, оплатили, завершили и т.д.).

Синтаксис официально-делового стиля отражает безличный характер деловой речи (Жалобы подаются прокурору, Перевозка грузов производится... ). В связи с этим широко применяются страдательные конструкции, которые позволяют абстрагироваться от конкретных исполнителей и сосредоточить внимание на самих действиях (По конкурсу зачислено... -, Принято десять больных; Зарегистрировано 120 заявлений; Срок выполнения заказа продлевается при условии... ).

Синтаксические конструкции в официальной речи насыщены клишированными оборотами с отыменными предлогами: в целях, в связи, по линии, на основании и др. (в целях совершенствования структуры; в связи с указанными осложнениями; по лиши сотрудничества и взаимной помощи; на основании принятого решения ). Такие клише являются специфической чертой официально-делового стиля. Употребление подобных синтаксических конструкций необходимо для выражения типовых ситуаций; они облегчают и упрощают составление типовых текстов.

В официально-деловых документах чаще встречаются сочинительные союзы, чем подчинительные (так как закон, устав предписывает, а не объясняет, доказывает). В то же время особенностью деловой речи является преобладание сложных синтаксических конструкций: простое предложение не способно отразить последовательность фактов, подлежащих рассмотрению в официально-деловом плане.

Большую роль в официально-деловом стиле играют условно-инфинитивные конструкции (особенно в текстах законов, где это мотивировано целевым заданием – оговорить обусловленность правовой нормы). Характерной чертой деловой речи является также употребление инфинитивных и безличных предложений со значением долженствования. В целях достижения лаконизма и точности часто применяются параллельные синтаксические конструкции (причастные и деепричастные обороты, конструкции с отглагольными существительными).

Для синтаксиса делового стиля характерен строгий и определенный порядок слов в предложении, что обусловлено требованием логичности, последовательности, точности изложения мысли. Стилистической особенностью является также преимущественное использование косвенной речи . К прямой речи в официально-деловом стиле прибегают только в тех случаях, когда необходимо дословное цитирование законодательных актов или других документов.

В оформлении текстов официально-делового стиля большую роль играют абзацное членение и рубрикация; реквизиты – постоянные элементы содержания документа: наименования, даты, подписи, а также принятое для данного документа графическое оформление. Все это имеет первостепенное значение в делопроизводстве, свидетельствует о грамотности составителя документа, его профессионализме и культуре речи.

Официально-деловой стиль современного русского литературного языка функционирует в сфере административно-правовой общественной деятельности. Он реализуется в основном в письменной форме: в текстах законов, указов, приказов, договоров, различных официальных документов (заявлений, справок, доверенностей, расписок и др.), в деловой переписке юридических и физических лиц.

Основные черты официально-делового стиля :

1.Точность изложения, не допускающая возможности инотолкований. Это связано с необходимой абсолютной адекватностью понимания документов.

2.Детальность, исчерпанность изложения.

3.Стереотипность, стандартизированность изложения (разнородные явления жизни в официально-деловом стиле укладываются в стандартные формы (анкета, справка, инструкция, закон, заявление, деловое письмо и др.), в деловых (правовых) отношениях все регламентировано, поэтому стандарты его значительно облегчают).

4.Долженствующе-предписующая модальность (характер) изложения. Деловой речи свойствен особый способ изложения - констатация, утверждение.

5.Официальность и безэмоциональность.

Названные черты официально-делового стиля проявляются не только в системе языковых средств, но и в неязыковых способах оформления конкретных текстов: в композиции, характере рубрикации, выделении абзацев, то есть в их стандартном оформлении, позволяющем представить их в виде готовых бланков, где часть текста закреплена, зафиксирована и не может быть изменена.

Документ – это средство закрепления различным способом на специальном материале информации о событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека, предназначенное для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования.

Документы подразделяют на служебные и личные . К личным относятся документы, созданные отдельными гражданами: автобиография, заявление, доверенность, расписка. Такие документы, как паспорт, удостоверение, документы об образовании, тоже относятся к личным и выдаются гражданам на руки.

Служебные документы исходят от имени учреждений, организаций, предприятий или представляющих должностных лиц.

Традиционно выделяют 5 основных групп служебной документации :

1. Организационная – положения, уставы, инструкции, правила, расписание;

2. Распорядительная – постановления, распоряжения, приказы;

3. Справочно-информационная – письма, телеграммы, докладные и объяснительные записки, протоколы, акты;

4. О личном составе – приказы о личном составе, личные дела, характеристики;

5. Предложения, заявления и жалобы граждан.

Кроме того, документы классифицируют:


1. По месту составления – внутренние (создает само учреждение в процессе документирования своей деятельности) и внешние (приходят извне, от других учреждений, организаций и отдельных граждан).

2. По сложности содержания – простые (отражают один вопрос или затрагивают одну тему) и сложные (посвящены нескольким вопросам одновременно).

3. По форме – индивидуальные (составленные по произвольному признаку); типовые , представляющие собой текст-образец; трафаретные, когда часть документа отпечатана заранее (постоянная информация), а часть текста вписывается при его составлении (переменная информация).

4. По стадиям создания – оригиналы (документы, созданные в первый раз индивидуальным или коллективным автором) и копии (повторное, абсолютно точное воспроизведение оригинала, засвидетельствованного в установленном порядке). К наиболее распространенным видам копий относятся выписка – копия части документа, которая выдается на руки; отпуск – полная копия отосланного документа, подшиваемого в дело учреждения-отправителя, дубликат – имеет одинаковую силу с подлинником.

Государственный стандарт на организационно-распорядительную документацию вводит единообразие на оформление документов, что способствует ускорению их обработки. Определен максимальный состав реквизитов документа (реквизит – это информационный элемент документа). За каждым из них закреплено строго обязательное место. Именно совокупность реквизитов определяет видовую принадлежность документа. Каждый документ должен быть составлен в соответствии с формуляром, принятым для данной разновидности (формуляр – это совокупность реквизитов, присущих определенному виду документа, расположенных в установленной последовательности). Всего для организационно-распорядительных документов предусмотрен 31 реквизит. Перечислим некоторые из них: наименование министерства или ведомства, наименование организации, название вида документа, место составление или издания документа, дата, адресат, подпись, печать, текст – содержание документа, которое может оформляться в виде таблицы, анкеты, или свободного изложения сути вопроса; при включении нескольких вопросов, решений или выводов целесообразно выделять разделы, подразделы, пункты.

Документ может оформляться на бланке в соответствии с требованиями принятого стандарта. Бланк – это лист бумаги с воспроизведенными на нем типографским способом постоянными реквизитами или их частями. Существуют бланки двух видов – для писем и для организационно-распорядительных и иных документов, как правило, двух форматов – А4 и А5. Применение бланков придает информации официальный характер, облегчает исполнение и дальнейшее использование документа. Бланки документов массового характера, как правило, содержат трафаретные части текста, которые при оформлении документа дополняются переменной информацией.

Остановимся подробнее на особенностях составления некоторых документов личного характера: автобиографии, заявления, доверенности, расписки, резюме.

Образец.

Автобиография.

Я, Смирнова Татьяна Петровна, родилась 15 апреля 1992 года в Твери, в семье военнослужащего.

Мой отец, Смирнов Петр Николаевич, полковник медицинской службы в отставке. Мать Смирнова Елена Дмитриевна – врач областной клинической больницы.

В 1999 году поступила в среднюю школу № 32 г.Твери, которую закончила в 2009 году с серебряной медалью.

В 2009 году поступила в Тверской государственный университет на факультет психологии и социальной работы на специальность «Клиническая психология». В настоящее время являюсь студенткой третьего курса и старостой 33 группы.

15.01.2012 Смирнова

Заявление . Этот документ адресуют руководителю учреждения. Реквизиты : адресат, адресант (фамилия, имя, отчество, должность – для внутренних документов, адрес, телефон – для внешних документов), содержание, подпись, дата.

Образец.

Ректору ТвГУ

Белоцерковскому А.В.

студентки 4 курса

филологического факультета

Петровой А.М.

Заявление.

Прошу сменить мне фамилию с Петровой на Иванченко в связи со вступлением в брак.

Приложение: ксерокопия свидетельства о браке.

25.02.2012 подпись

Доверенность . Это документ, свидетельствующий о том, что одно лицо (доверитель) предоставляет право какому-нибудь другому лицу (поверенному) на совершение определенных действий или получение товаро-материальных ценностей. Доверенности могут быть выданы официальными лицами (в этом случае их пишут на бланках) и отдельными гражданами (в этом случае их составляют в произвольной форме. Реквизиты: название документа, фамилия, имя, отчество доверителя (нередко с указание паспортных данных); фамилия, имя, отчество лица, которому выдана доверенность (нередко с указанием паспортных данных), содержание доверенности, подпись, дата; подпись должностного лица, удостоверившего подпись доверителя; печать, дата.

Образец.

Доверенность.

Я, Баранова Мария Николаевна (паспорт 2904 № 759302, выдан Заволжским РОВД г.Твери 15.05.05), доверяю получить мою заработную плату за сентябрь 2011 года Буренок Вере Николаевне (паспорт 3502 № 543819, выдан Центральным РОВД г.Твери 10.07.02).

30.09.12 подпись М.Н.Баранова

Подпись Барановой М.Н. удостоверяю.

Начальник отдела кадров подпись Н.Л.Степанова

печать

Расписка . Под распиской понимается документ, удостоверяющий получение каких-либо ценностей (денег, вещей, документов). В расписке может содержаться обстоятельство, которое записывают с указанием срока возврата. Реквизиты: название документа, содержание: должность, фамилия, имя и отчество лица, выдавшего ценности, перечень ценностей с указанием количества; подпись, дата.

Образец.

Расписка.

Я, библиотекарь школы № 7 г. Твери Захарова Елена Ивановна, получила от заведующего складом ООО ПТНП Степанова Алексея Федоровича книжные шкафы для оборудования школьной библиотеки в количестве 10 (десяти) штук общей стоимостью 100000 (сто тысяч) рублей.

Резюме. Содержание этого документа позволит потенциальному работодателю получить о вас первое впечатление. Резюме должно быть правильно составлено. Внимание в первую очередь необходимо сосредоточить на ваших сильных профессиональных качествах. Документ оставляяется аккуратно и не более, чем на двух страницах.

В числе сведений о себе необходимо обязательно отметить:

1. Имя, адрес и номер телефона.

2. Должность, на которую вы претендуете.

3. Предшествующий послужной список.

4. Образование.

Можно указать те дополнительные знания и навыки, которые, на ваш взгляд, могут заинтересовать потенциального работодателя. Не обязательно перечислять все рекомендации, которыми вы располагаете, но следует указать, что вы можете их предоставить в случае необходимости.

Будьте предельно честны. Не преувеличивайте свои способности и не пишите о том, что получили образование, которого в действительности у вас нет. Если когда-нибудь откроется обман, можно лишиться работы.

Не следует заострять внимание на отрицательных аспектах вашего прошлого опыта, лучше сконцентрироваться на положительных сторонах. Не нужно проявлять в резюме остроумие или глубину суждений. Пишите все четко и ясно, честно описывая те качества, которыми обладаете, но так, чтобы это не выглядело хвастовством.

Резюме должно быть отпечатано на хорошей бумаге и смотреться опрятно и привлекательно.

Образец.

Моничева Ирина Сергеевна

170005, г. Тверь, Комсомольский проспект, д.9, кв.35

52-11-19; 89038887766

e-mail: [email protected]

Цель: Получение работы делопроизводителя, секретаря, референта

Возраст – 22 года

Образование:

2006 – 2011 Тверской государственный университет

Факультет управления и социологии

Специальность: Документоведение

2007 – 2009 Курсы английского языка

Профессиональные навыки и знания:

- работа с документацией (на русском и английском языках);

- ведение деловой переписки;

- организация процесса делопроизводства;

- организация работы офиса;

- участие в переговорах с партнерами;

- английский язык – свободно;

- работа с оргтехникой;

- уверенный пользователь ПК (Windows, Word, Excel, Internet Explorer, Power Point)

Использующийся для составления документов, писем и деловых бумаг в учреждениях, судах и в любом виде устного делового общения, - это официально-деловой стиль речи.

Общая характеристика

Это уже давно сложившийся, устойчивый и достаточно замкнутый стиль. Конечно, и он со временем подвергался каким-то изменениям, но они были незначительны. Жанры, сложившиеся исторически, специфические синтаксические обороты, морфология и лексика сообщают ему достаточно консервативный характер.

Чтобы охарактеризовать официально-деловой стиль, языку необходимо придать сухость, компактность речи, сжатость и изъять эмоционально окрашенные слова. Языковые средства уже существуют в полном наборе на каждый случай: это так называемые языковые штампы или клише.

Список некоторых документов, для оформления которых необходим официально-деловой стиль:

  • международные договоры;
  • государственные акты;
  • юридические законы;
  • различные постановления;
  • воинские уставы и уставы предприятий;
  • инструкции всех видов;
  • служебная переписка;
  • разнообразные деловые бумаги.

Общие характерные черты языкового стиля

Жанры могут быть разнообразными, содержание - различным, но официально-деловой стиль имеет и общие важнейшие черты. Первое и главное: высказывание должно быть точным. Если допускается возможность разных толкований, это уже не официально-деловой стиль. Примеры находятся даже в сказках: казнить нельзя помиловать. Не хватает только запятой, но последствия, которые влечёт эта ошибка, могут зайти очень далеко.

Чтобы избежать подобных ситуаций, существует вторая главная черта, которую содержит официально-деловой стиль документов, - это языковый стандарт. Именно он помогает выбрать лексические, морфологические, синтаксические языковые средства при оформлении деловых документов.

Особой строгостью и консерватизмом отличается порядок слов в предложении, здесь многое идёт против свойственного строю русского языка прямого порядка слов. Подлежащее предшествует сказуемому (например, товар отпускается), а определения становятся сильнее определяемого слова (например, кредитные отношения), управляющее слово впереди управляемого (например, выделить кредит).

Каждый член предложения обычно имеет свойственное только ему место, которое определяется структурой предложения и его типом, собственной ролью среди других слов, взаимодействием и взаимосвязями с ними. А характерные черты официально-делового стиля - длинные цепи родительных падежей, например: обращение Главы администрации края.

Лексика стиля

Словарная система включает в себя, помимо общеупотребительных книжных нейтральных слов, определённые клише - канцеляризмы, то есть языковые штампы. Это входит в особенности официального делового стиля. Например: на основании решения, входящие документы, исходящие документы, по истечении срока, контроль за исполнением и так далее.

Здесь же не обходится и без профессиональной лексики, включающей в себя неологизмы: теневой бизнес, недоимка, чёрный нал, алиби и так далее. К официально-деловому стилю относится и включение в лексический строй некоторых архаизмов, например: сей документ, оным удостоверяю.

Однако употребление многозначных слов и слов, имеющих переносное значение, категорически не допускается. Синонимов крайне мало и включаются они в официально-деловой стиль крайне редко. Например, платежеспособность и кредитоспособность, снабжение и поставка, а также обеспечение, износ и амортизация, субсидирование и ассигнование.

Здесь отражается социальный опыт, а не индивидуальный, поэтому лексика имеет обобщённый характер. Понятийный ряд предпочитает родовые понятия, которые хорошо вписываются в официально-деловой стиль. Примеры: прибыть вместо приехать, прийти, прилететь и так далее; транспортное средство вместо автомобиль, самолёт, поезд, автобус или собачья упряжка; населённый пункт вместо деревня, город, столица Сибири, посёлок химиков и так далее.

Итак, к официально-деловому стилю относятся следующие элементы лексических построений.

  • Высокий процент терминологии в текстах: юридических - закон, собственник и собственность, регистрация, передача и приёмка объектов, приватизация, акт, аренда и так далее; экономических - затраты, дотации, бюджет, купля-продажа, доход, расход и так далее; экономико-правовых - секвестирование, срок реализации, права собственности, погашение кредита и так далее.
  • Именной характер построения речи за счёт большого числа отглагольных существительных, чаще всего обозначающих опредмеченное действие: отгрузка товара, отсрочка платежа и так далее.
  • Высокая частотность предложных сочетаний и отымённых предлогов: в адрес, в силу, в отношении к делу, по мере и так далее.
  • Переход причастий в прилагательные и местоимения для усиления канцелярских значений: настоящий договор (или правила), действующие расценки, надлежащие меры и так далее.
  • Регламентированная лексическая сочетаемость: сделка только заключается, а цена устанавливается, право - предоставляется, а платёж - производится.

Морфология стиля

Морфологические признаки официально-делового стиля включают в себя прежде всего частотное (многократное) использование некоторых частей речи, а также их типов, которые помогают в стремлении языка к точности и неоднозначности высказываний. Например, такие:

  • существительные, называющие людей по признаку действия (арендатор, налогоплательщик, свидетель);
  • существительные, называющие людей по должности или званию, в том числе и женщин строго по форме мужского рода (продавец Сидорова, библиотекарь Петрова, сержант Иванова, инспектор Красуцкая и так далее);
  • частица не- в отглагольных существительных (несоблюдение, непризнание);
  • использование производных предлогов в широком ассортименте (за счёт, в связи, по мере, в силу, на основании, в отношении и так далее);
  • конструкции в инфинитиве (оказать помощь, провести осмотр);
  • настоящее время глаголов в другом значении (взимается штраф за неуплату);
  • сложные слова с двумя и более основами (работодатель, квартиросъёмщик, ремонтно-эксплуатационный, материально-технический, нижепоименованный, вышеуказанный и так далее).

Синтаксис стиля

Характеристика официально-делового стиля складывается из таких синтаксических признаков:

  • Простые предложения употребляются со многими рядами однородных членов. Например: Мерой административного взыскания могут стать штрафы за нарушение охраны труда и техники безопасности в строительстве, промышленности, сельском хозяйстве и на транспорте согласно законодательству РФ.
  • Наличествуют пассивные конструкции такого типа: платежи вносятся строго в указанное время.
  • Существительные предпочитают родительный падеж и нанизываются бусинами: результаты деятельности подразделений таможенного контроля.
  • Сложноподчинённые предложения полнятся условными придаточными: в случаях несогласия абонентов на обработку их персональных данных в части способов и целей обработки или полностью, абоненты при заключении договора подписывают соответственное заявление.

Сфера официально-делового стиля в жанровом многообразии

Здесь сначала нужно выделить два направления по тематике: официально-документальный и обиходно-деловой стили.

1. Официально-документальный стиль делится на две категории: законодательные документы, связанные с работой государственных органов, - Конституция, уставы, законы - это один язык (J), а дипломатические акты, связанные с международными отношениями, - меморандумы, коммюнике, заявления, конвенции - это другой язык (K).

2. Обиходно-деловой стиль тоже подразделяется: переписка между организациями и учреждениями - это j язык, а частные деловые бумаги - это язык k. К жанрам обиходно-делового стиля относится вся служебная переписка - коммерческая корреспонденция, деловые письма, а также деловые бумаги - автобиография, справка, акт, удостоверение, заявление, протокол, расписка, доверенность и так далее. Стандартизация, характерная для этих жанров, облегчает составление бумаг, экономит языковые средства и не допускает информационную избыточность.

Стандартизация деловых бумаг

Специально подобранные слова официально-делового стиля обеспечивают коммуникативную точность, придающую документам юридическую силу. Любой фрагмент текста должен иметь единственное толкование и значение. Для такой высокой точности одни и те же слова, термины, названия повторяются многократно.

Форма отглагольного существительного дополняет черты официально-делового стиля аналитическим выражением действий и процессов: вместо слова "дополнять" употребляется словосочетание "вносить дополнения", вместо "решать" - "принимать решения" и так далее. Насколько более сурово звучит "нести ответственность" вместо простого "отвечать".

Обобщённость и абстрактность в самой высокой степени и одновременно конкретное значение всего лексического строя - вот основные признаки официально-делового стиля. Это немыслимое сочетание, использующееся одновременно, и придаёт документу возможность единственной трактовки и в совокупности сведений - юридическую силу. Сами тексты насыщены терминами и процедурной лексикой, а, например, приложения к договорам содержат лексику номенклатурную. Опросные листы и реестры, заявки и спецификации помогают терминологии получать расшифровку.

Помимо эмоционально окрашенного текста, в документах недопустимо использование любых бранных слов, сниженной лексики, жаргонизмов, разговорных выражений. Даже профессиональный жаргон неуместен в языке деловой переписки. И более всего потому, что он не отвечает требованиям точности, поскольку закреплён сугубо за сферой устного общения.

Устная деловая речь

Безэмоциональность и сухая логика текстов, стандартное расположение материала на бумаге существенно отличается от устной речи, которая обычно эмоционально окрашена и асимметрична по принципам текстовой организации. Если устная речь подчёркнуто логична, обстановка общения явно официальная.

Особенности официального делового стиля в том, что устное деловое общение, несмотря на профессиональную тематику, должно протекать в сфере положительных эмоций - сочувствия, доверия, уважения, доброжелательности.

Этот стиль можно рассматривать в его разновидностях: канцелярско-деловой - попроще, а вот язык государственного управления, дипломатический или юридический требует особого внимания. Сферы общения в данных случаях абсолютно разные, потому стиль общения тоже непременно обязан отличаться. Заявления, протоколы, приказы, указы - всё то, что обдумано, записано, прочитано, не так опасно, как устные переговоры, деловые совещания, публичные выступления и так далее. Слово, как воробья, не поймать, если вылетит.

Основные особенности официально-делового стиля речи - это краткость, точность и влиятельность. Для достижения этих целей понадобится соответственный подбор слов, правильно составленные конструкции, верный синтаксис и стандартизация в уме целых блоков приготовленной речи. Так же, как в письменно оформленном деловом тексте, в устной речи нет места эмоционально окрашенной лексике. Лучше выбрать нейтральную, быть ближе к стандартам канцелярских языковых средств, чтобы предельно точно изложить задуманное.

Реквизиты

Самая яркая характеристика официально-делового стиля - это даже не сам текст, а все непреложные элементы его оформления - реквизиты. Каждому виду документов присущ свой информационный набор, предусмотренный ГОСТом. Каждый элемент строго закреплён на определённом месте на бланке. Дата, наименование, номер регистрации, сведения о составителе и все остальные реквизиты всегда располагаются одинаково - одни вверху на листе, другие внизу.

Число реквизитов зависит от содержания и вида документа. Образец-формуляр показывает максимум реквизитов и порядок расположения их на документе. Это Государственный Герб РФ, эмблемы организации или предприятия, изображения правительственных наград, код организации, предприятия или учреждения (общероссийский классификатор предприятий и организаций - ОКПО), код формы документа (общероссийский классификатор управленческой документации - ОКУД) и так далее.

Трафаретизация

Машинная обработка, компьютеризированное делопроизводство - новая эпоха в процессе стандартизации. Экономическая и социально-политическая жизнь усложняется, технический прогресс набирает обороты, поэтому и особенности официально-делового стиля состоят в том, чтобы оправдать экономически выбор одного языкового варианта из всех возможных и закрепить его в практике.

Используя устойчивую формулу, принятое сокращение, единообразное расположение всего материала, оформить документ гораздо быстрее и проще. Так составляются все типовые и трафаретные письма, таблицы, анкеты и т.п., что позволяет информацию кодировать, обеспечивая информативную ёмкость текста, с возможностью развёртывания его полной структуры. Такие модули внедряются в текст договоров (об аренде, выполнении работ, купле-продаже и т.д.)

От пятидесяти до семидесяти процентов словоупотреблений в документе составляют процедурная лексика и терминология. Тематика документа обуславливает однозначность контекста. Например: Стороны обязуются соблюдать вышеперечисленные правила. Слово "стороны", употреблённое вне документа, весьма многозначно, но здесь прочитывается сугубо юридический аспект - лица, которые заключают договор.