Какие особенности кассовой дисциплины для ИП

Соблюдать кассовую дисциплину — значит записывать, сколько наличных вы внесли в кассу и взяли из неё.

Многие путают кассу и кассовую технику, но это разные вещи. Кассовая техника нужна, чтобы получать оплату наличными и картой и печатать чек для покупателя. Об этом у нас есть отдельная .

Касса — это все наличные деньги организации, и неважно, где они хранятся. Это может быть сейф, ящик стола или просто пачка денег в файлике.

Кассовая дисциплина ИП

С 1 июня 2014 года ИП не обязаны соблюдать кассовую дисциплину. Это сказано в Указании ЦБ РФ от 11 марта 2014 года .

Для своего удобства вы можете вести кассовую книгу и оформлять ПКО и РКО. Но при проверке вас не смогут наказать за отсутствие или неправильное оформление этих документов.

При выдаче зарплаты работникам наличными нужно оформить расчётно-платёжную или платёжную ведомость.

Кассовая дисциплина ООО

Все ООО вне зависимости от системы налогообложения должны соблюдать кассовую дисциплину: оформлять ПКО и РКО и вести кассовую книгу.

За нарушение кассовой дисциплины грозит штраф:

• От 40 000 до 50 000 рублей на ООО.
• От 4 000 до 5 000 рублей на руководителя или бухгалтера.

Как соблюдать кассовую дисциплину

1. Выписывать приходные и расходные кассовые ордера (ПКО и РКО) на каждые поступление или расход наличных денег.
   ПКО оформляется, когда вы получаете наличные. Например, в конце дня кассир магазина сдаёт выручку и нужно создать ПКО на общую сумму.
   РКО оформляется, когда деньги берут из кассы. Например, вы отправляете сотрудника купить бумагу для принтера. Выдаёте ему 1 000 рублей и на эту сумму выписываете РКО.
2. Вести кассовую книгу. На каждый ПКО и РКО нужно вносить запись в кассовую книгу. В те дни, когда деньги не поступали и не расходовались, кассовую книгу не заполняйте. В Эльбе автоматически формируются ПКО и РКО и заполняется кассовая книга.

Лимит денег в кассе

ООО, относящиеся к малому бизнесу, и все ИП не обязаны устанавливать лимит денег в кассе. К малому бизнесу относятся организации, где до 100 работников и годовая выручка не превышает 800 миллионов рублей. Поскольку лимита нет, вы можете хранить в кассе любую сумму наличных без ограничений.

Индивидуальные предприниматели, нотариусы, адвокаты и прочие самозанятые лица ведут кассовые учет в упрощенном порядке, в связи с чем освобождены от оформления ряда документов и составления отчетности. В статье разберем порядок ведения кассовых операций для ИП в 2018 году.

В 2018 году требования к кассовой дисциплине самозанятых лиц остались прежними. Как в предыдущие годы, обязательства ИП по ведению кассовых операций зависят от системы налогообложения, используемой предпринимателем:

1. ИП на ОСНО обязаны вести учет кассовых операций в общем порядке, наравне с юридическими лицами. Эта позиция подтверждена в письме Минфина №ЕД-4-2/13338 от 09.07.2014 года.
2. «Упрощенцы», предприниматели на ЕНВД и на патенте вести учет кассовых операций не обязаны. Также от учета кассы освобождены ИП совмещающие ЕНВД и УСН.

Оформление кассовых документов

Для соблюдения контроля кассовой дисциплины субъектам хозяйствования следует руководствоваться Указом Центробанка РФ №3210-У от 11.03.2014 года. На основании положений документа, самозанятые лица, применяющие упрощенную или патентную систему налогообложения, а также ИП-плательщики ЕНВД, вести кассовый учет не обязаны.

Таким образом, субъекты малого бизнеса освобождаются от следующих обязательств по оформлению кассовых операций:

1. Ведение кассовой книги. В ходе ведения деятельности ИП не обязан вести кассовую книгу, отражать в ней операции по приходу и выдаче наличности.
2. Заполнение кассовых ордеров . Приход выручки или иной наличности в кассу ИП не обязан сопровождать оформлением приходного кассового ордера. Выдача средств из кассы также не подразумевает обязательной выписки расходного ордера.
3. Определение лимита кассы . Так как предприниматель не ведет кассовую книгу, а, следовательно, не учитывает приход и расход средств в общем порядке, предусмотренном для юрлиц, соблюдать лимит кассы ИП также не нужно. Это значит, что сумма, которая может храниться в кассе ИП, законом не ограничена.

Использование наличности в кассе

Согласно упрощенным законодательным нормам, ИП вправе:

• приходовать наличность в кассу без ограничений и без оформления кассовых документов;
• выдавать средства подотчет, использовать для хозяйственных и прочих нужно практически без ограничений;
• перечислять наличность на банковские счета вне зависимости от предназначения таких счетов (личный, депозитный, целевой, т.п.).

Ввиду того, что ИП освобожден от обязательств по контролю лимита кассы, хранить средства (полностью или частично) на банковских счетах предпринимателю также не требуется. Решение о необходимости использования банковского счета остается на усмотрение предпринимателя.

Учет наличности в кассе

С одной стороны, освобождение ИП от ведения кассовых операций существенно облегчает предпринимателю жизнь, ведь самозанятый гражданин не обременен лишней бумажной волокитой, связанной с оформлением кассовых документов. С другой стороны, учет кассовых операций просто необходим для предпринимателей с большим денежным оборотом, ведь в таком случае ИП сложно контролировать поток наличности, поступающий от сделок.

Из вышесказанного следует, что предпринимателю все-таки следует вести кассовый учет, если:

• деятельность ИП подразумевает реализацию товара на нескольких торговых точках;
• в штате предпринимателя работают несколько сотрудников, каждый из которых имеет дело с наличностью;
• все или большая часть расчетов по договорам с поставщиками и подрядчиками осуществляется предпринимателем с помощью наличных средств.

Для организации учета наличности в кассе предприниматель может использовать унифицированные формы:

• кассовая книга (скачать здесь ⇒ );
• приходные и расходные кассовые ордера (скачать здесь ⇒ , ).

Также ИП вправе самостоятельно разработать порядок, согласно которого будет организован кассовый учет, используя при этом первичные документы и имеющиеся формы отчетности:

• сумму прихода выручки в кассу можно определять на основании копий кассовых чеков, выданных покупателю;
• при расчетах с поставщиками и подрядчиками, сумму расхода наличных средств можно суммировать согласно товарным накладным, актам выполненных работ.

Подчеркнем, что вышеописанный порядок кассового учета носит исключительно рекомендательный характер и может быть использован исключительно по усмотрению ИП. За фактически бесконтрольное распоряжение наличностью предприниматель оштрафован не будет.

Онлайн-кассы для ИП

В 2018 году вступили в силу законодательные изменения, согласно которым юрлица и предприниматели, ранее применявшие кассовую технику, обязаны перейти на использование онлайн-касс.

Онлайн-касса – это кассовый аппарат, который дополнен новыми функциями, среди которых:

• функция отправки электронной версии чека на электронную почту покупателю;
• дублирование чека оператору фискальных данных (ОФД), который, в свою очередь, передает информацию о продаже в ФНС;
• возможность использования QR-кода.

С 2018 года работать с онлайн-кассами обязаны предприниматели, работающие в сфере торговли, в общепите, а также ИП, которые занимаются реализацией товара посредством вендинговых аппаратов.

Обязательство по наличию онлайн-кассы предусмотрено только для предпринимателей, которые:

• реализуют товары (услуги) за наличные средства непосредственно конечному потребителю;
• имеют штатных работников, с которыми заключены трудовые договора, либо сотрудников, нанятых по договору подряда.

ИП, который работает самостоятельно, онлайн-кассу иметь не обязан.

Кассовая дисциплина ИП

Несмотря на то, что индивидуальные предприниматели фактически освобождены от ведения учета кассовых операций, самозанятые граждане все-таки обязаны соблюдать правила кассовой дисциплины. Подробнее – в таблице ниже.

Первичные документы

Отсутствие обязательств по ведению кассового учета не освобождает самозанятых лиц от учета операций на основании первичных документов.

«Упрощенцы», использующие налоговую схему «Доходы минус расходы 15%», обязаны вести учет доходов и расходов, суммы которых подтверждаются соответствующими документами:

• счета-фактуры;
• акты выполненных работ;
• товарные накладные.

Операции, отраженные в учете ИП, должны соответствовать условиям договоров, заключенных с контрагентам в соответствующем порядке.

ИП, субъекты малого предпринимательства лимит остатка наличных денег могут не устанавливать

Российский налоговый портал проводит на тему применения касс нового образца. На конференцию начали поступать уже вопросы и мы готовим на них ответ. Особо хочу выделить тему применения кассовой дисциплины для предпринимателей в 2017 году.

Как нам говорит пункт 2 Указаний Банка России от 11.03.2014 г. № 3210-У (ред. от 03.02.2015 г.) «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства», индивидуальные предприниматели, субъекты малого предпринимательства лимит остатка наличных денег могут не устанавливать. Другими словами, предприниматели и компании малого бизнеса вправе не разрабатывать и не утверждать лимит кассы.

В связи с введением в жизнь новых касс облегчается работа кассира. Не надо теперь ежедневно делать записи и вести журнал кассира-операциониста. Этот журнал уходит в прошлое.

Не надо бояться потерять бумажный чек (документ), потому что есть онлайн-чек.

Для предпринимателя весь порядок ведения кассовых операций описан в Указаниях Банка России от 11.03.2014 г. № 3210-У. Давайте выделим основные моменты:

1) Как я писала выше, не надо устанавливать лимит кассы;

2) Можно не выписывать расходные и приходные кассовые ордеры. Как отмечено в подпункте 4.6 пункта 4 Указаний, если индивидуальные предприниматели в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах ведут учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, кассовая книга ими может не вестись.

Но мой совет, если у ИП есть работники, им выплачивается зарплата и выдаются денежные средства в подотчет, то лучше выписывать расходные и приходные кассовые ордеры (это поможет не допустить ошибку в расчетах). А если у ИП нет наемных работников, и денежные средства напрямую идут на счет ИП, то не надо выписывать лишние кассовые документы. А если предприниматель применяет УСН, тогда он ведет Книгу учета доходов и расходов, в которой он отражает всю поступающую выручку и расходы. Стоит обратить внимание на то, что если предприниматель взял средства из кассы на личные нужды, то записывать в Книгу УДиР не надо эти суммы, потому что они расходом не признаются.

Как правильно расходовать наличную выручку для ИП?

Предприниматель вправе расходовать наличную выручку только на конкретные цели. Нельзя, например, расходовать наличную выручку на оплату аренды недвижимого имущества; организацию азартных игр; операции с ценными бумагами; выдачу займов. Как быть, если ИП должен оплатить аренду помещения?

Обратимся к Указаниям Банка России от 11.03.2014 г. № 3210-У, в которых четко указано, что для таких целей надо сначала снять выручку из банка со своего счета, а уже потом тратить ее на определенные цели. Можно использовать банковскую карту, которая оформляется на физическое лицо.

Новые кассы для предпринимателя

В 2017 году применять онлайн кассы ИП обязан в том случае, если он не оказывает услуги населению. Например, если предприниматель на УСН и ведет торговлю, то уже с 1 июля 2017 года он будет использовать кассу нового образца.

А вот если ИП торгует алкоголем, то независимо от системы налогообложения он обязан применять новые кассы уже с 31 марта 2017 года.